Hvordan lykkes med å outsource facility management?

Om du vurderer å outsource hele eller deler av ditt servicebehov, så er du ikke alene om det. I følge tall fra Sverige, omsetter Facility management-bransjen årlig for over 210 milliarder SEK, som betyr at det årlig skapes arbeidsplasser til omlag 300 000 personer!

Beslutningen om å benytte seg av en ekstern partner som tar ansvar for hele eller deler av kontor- og bedriftstøtten er smart, men det oppleves ofte som en omstendelig prosess. For mange selskap handler det ikke lengre kun om å kontrollere konstader, som tidligere var den største grunnen til ønsket om outsouring. Mange søker nå en partner med ekspertise; som får servicetjenestene til å fungere som et veloljet maskineri - uten mye involvering fra kundens side, dersom det er ønskelig.

Hva er de største fordelene av outsourcing, foruten store kostnadsbesparinger? Vi lister dem opp under, sammen med potensielle fallgruver det er lett å havne i, dersom servicebehovet ikke kartlegges grundig nok. Slik at du kan ta en veloverveid beslutning om hvorvidt outsourcing er den beste avgjørelsen for din organisasjon.

Derfor er det smart å outsource

1. EKSPERTER ER BEST PÅ SERVICE: En god servicepartner vil jobbe integrert, som en forlenging av ditt eget team. Serviceleverandørens medarbeidere har ofte spesialisert utdanning, erfaring og teknisk kompetanse på plass. La derfor eksperten ta hånd om å møte deres behov. Dessuten; velger du en større servicepartner med mange tjenester så kan dere teste nye servicetjenester når behovet oppstår. Jo flere tjenester en og samme partner håndterer og leverer, jo smartere og mer effektiv blir løsningen for alle.

2. ARBEIDSPLASSEN ER OGSÅ ET VELFERDSTILTAK: Dagens ansatte forventer seg mer enn bare rene toaletter, påfylte kopieringsmaskiner og tilstrekkelig belysning. Mange har vendt seg til flere fordeler på arbeidsplassen, som stående skrivebord, tilgang på uteareal, kostholdsveiledning i matutvalget og rask hjelp når tekniske problem oppstår. Disse fordelene forbedrer ikke bare medarbeidernes opplevelse av sin arbeidsplass, det bidrar også til å øke deres velvære. Og forskning sier: glade medarbeidere som trives er helt enkelt mer produktive.

3. HVER KRONE TELLER: Kostnadsbesparinger sies å være den fremste drivkraften bak outsourcing. Serviceleverandører har ofte bred erfaring med med tjenestene som inngår, de har tilgang til ulike ressurser og rett ekspertise sortert på rett fagmiljø. Dette kan være til stor hjelp for å holde kostnader under kontroll og samtidig drive utvikling. Tenk også på at det er leverandøren som dekker diverse arbeidsgiveravgifter og personalkostnader.

Vær bevisst vanlige fallgruver

1. "LURER PÅ HVA ANDRE MENER?": Som med all type outsourcing, så kan negative assosiasjoner eller kommentarer oppstå, både fra ansatte og omgivelsene. Det er fortsatt vanlig at service håndteres internt. Outsourcing kan tolkes som at jobber forsvinner, som ofte leder til intern motstand. Her er det viktig at overgangen forankres proaktivt, med transparens, tydelig kommunikasjon og ansvarlige som kan svare på sensitive spørsmål.

2. "VI FÅR IKKE DET VI FORVENTER!": Ulike leverandører tilbyr ulik kvalitet. Å kutte på prisen er ikke alltid rett vei å gå, om kvaliteten på servicen er det viktige. For å unngå misforståelser rundt hva man kan forvente seg av servicepartneren er det viktig at spesifikke og målbare mål bestemmes, i tillegg til at prosesser og samarbeid beskrives tydelig. Gjør en omfattende kartlegging, ha en løpende dialog med leverandøren, sett klare mål og se over hvilke aspekt i leveransen som er viktig for selskapet, som for eksempel bærekraft. Da blir kan forventningene møtes med virkelighet.

3. "VI HAR INGEN KONTROLL!": I et partnerskap rundt service så vil en ekstern leverandør ta over store deler av ansvaret og avgjørelser rundt hvordan tjenestene leveres og hvordan servicemedarbeiderne håndteres. Å miste kontrollen over det daglige og alle detaljer kan oppleves som en ulempe. Med tydelige avtaler og gode, åpne relasjoner kan dere trygt få ut det meste av mulighetene innenfor hver tjeneste, selv når dere gir bort mye av kontrollen. Da frigjøres det tid som dere kan legge over på deres egen kjernevirksomhet i stedet.

Kontakt Coor

Vil du snakke om FM-tjenester?

Som ledende innen Facility Management bidrar Coor til utviklingen av Nordens beste arbeidsmiljøer – sunne, hyggelige og inspirerende. Våre serviceløsninger lar deg fokusere på din egen kjernevirksomhet. Alt annet tar vi oss av. Kontakt oss gjerne for å se hvordan vi kan hjelpe deg.