Jobb smartere digitalt

Du skulle bare sjekke Instagram et øyeblikk, og plutselig har du brukt 20 minutter på å se på naturbilder fra New Zealand. Nå skal du bare sjekke nyhetene. Kjenner du deg igjen?

Iblant kan det være vanskelig å få jobben gjort når det strømmer på med e-post og det vibrerer i lommen. Du sjekker kanskje innboksen flere ganger i timen til tross for at det sjelden kommer noe akutt.

− Den menneskelige hjernen liker rask belønning og det er nettopp det du får når du går inn og leser noen e-postmeldinger. Å sitte og jobbe med innboksen åpen, er som å ha en godtepose på skrivebordet, sier Siri Helle, psykolog og forfatter av boken "Smartere enn din telefon".

I boken gir hun håndfaste tips om hvordan man kan håndtere mobiltelefonen eller datamaskinen slik at teknologien blir et hjelpemiddel – en forlenget arm og ikke en hemsko. At apper lett distraherer kjenner nok de fleste igjen. Programmene er bygd opp for å få oss til å bli værende så lenge som mulig og visse forskere sammenligner vår atferd med en avhengighet. Det har til og med oppstått et nytt ord for det stresset som en del kjenner når de ikke har telefonen i nærheten: ”nomofobi” – ”no mobile phobia”.

Da smarttelefoner var nytt, var det køer utenfor butikkene når nye modeller ble lansert, men nå har pendelen svinget og det har oppstått en motreaksjon, mener Siri Helle. Nyhetsartikler advarer mot at mobilene krymper hjernen og svekker hukommelsen. Debattanter skriver kronikker om hvor harmoniske de har blitt etter at de sluttet å bruke Facebook.

− Jeg mener at debatten må nyanseres. Det er ikke teknologien i seg selv som er problemet, men hvordan vi bruker den, sier Siri Helle.

Mange studier viser at telefonen gjør oss lykkeligere fordi vi kan pleie relasjoner med dem vi liker, og takket være den nye teknologien kan vi etablere nettverk med kolleger på andre siden av jorden og raskt lære oss nye ting via webbaserte kurs. Digitaliseringen har forandret arbeidslivet radikalt på bare noen tiår. Men med tanke på hvor raskt det har gått, er det ikke rart at vi ikke fullt ut har funnet gode strategier for hvordan vi skal bruke verktøyene, mener Siri Helle.

Hun tror at det er viktig å sette opp tydelige regler på arbeidsplassen for hvor tilgjengelig det forventes at man skal være: Hvor raskt skal man svare på en e-post? Når er det greit å kontakte en kollega som har ferie? Visse arbeidsplasser har allerede innført en digital arbeidsmiljøpolicy og i Frankrike finnes det en ny lov om at arbeidsgiverne ikke kan kreve at medarbeiderne skal kunne nås via e-post eller sms etter arbeidstid.

Å slå av varslene på mailen kan være et annet steg mot å jobbe smartere. Da får du ingen signaler om at det har kommet en ny mail og det blir lettere å selv avgjøre når det passer å åpne innboksen. Man arbeider nemlig mye mer effektivt når man ikke hopper mellom ulike gjøremål.

− Vi opplever at vi gjør to ting samtidig når vi multitasker, men det er en illusjon. Ettersom hjernen bare kan fokusere på en ting om gangen, må vi koble om. Det både tar energi og gjør at vi presterer dårligere, sier Siri Helle.

”I et grenseløst arbeidsliv må vi lære oss å sette grenser”, skriver Siri Helle i boken Smartere enn din telefon. Studier viser at det finnes ulike preferanser for hvordan vi helst skiller mellom jobb og fritid. Det finnes to ulike strategier: segmentering og integrering. Segmentering innebærer at du har et tydelig skille mellom når du jobber og når har fri. Integrering innebærer i stedet at grensen er mer flytende. Du tar kanskje en treningsøkt midt i arbeidsdagen og sitter med jobben noen timer hjemme i sofaen om kvelden.

− Mange verdsetter friheten ved å kunne være fleksible, men integreringsmetoden er vanskeligere å håndtere, sier Siri Helle.

Det har også oppstått nye forventninger til oss om at vi alltid skal være tilgjengelige. Mange tar arbeidstelefonen med seg hjem og undersøkelser viser at over halvparten av svenskene leser jobbmail i ferien.

− På sikt er det dårlig for helsen hvis vi ikke får tid til å innhente oss. Det kan sammenlignes med et batteri som du bare tapper for energi hele tiden.

Hvis du har samme mobil på jobben som privat, men vil slippe å tenke på jobben når du har fri, finnes det ulike innstillinger du kan gjøre i telefonen.

– Du kan flytte jobbmailen til en egen mappe som ikke ligger på startskjermen. Da blir du ikke hele tiden minnet om jobben når du åpner telefonen. Hvis du dessuten har samme e-postkonto på jobben som privat, kan du opprette separate innbokser. Da kan du sjekke din private mail uten at du samtidig må se eventuelle jobbrelaterte meldinger, sier Siri Helle.

Og så var det jo det der med alle de vakre naturbildene fra New Zealand. Hva gjør Siri Helle selv på jobben for å unngå å fiske frem telefonen hele tiden?

− Jeg legger den så langt unna som mulig, i den andre enden av rommet og har absolutt ikke appenes varsler på.